Trần Thu Uyên in Giáo Dục

Bộ nhớ đám mây Microsoft: Đưa dữ liệu “lên mây” một cách an toàn

Bộ nhớ đám mây Microsoft là một thuật ngữ tổng hợp cho hai dịch vụ lưu trữ quan trọng như OneDrive và hộp thư Outlook.

Có thể bạn quan tâm

OneDrive một dịch vụ lưu trữ đám mây đa năng, giúp kết nối, chia sẻ và cộng tác mạnh mẽ.

Bạn đang xem: Bộ nhớ đám mây Microsoft: Đưa dữ liệu “lên mây” một cách an toàn

Hộp thư Outlook, là một dịch vụ email và quản lý lịch trình toàn diện, kết hợp với tính năng cộng tác và quản lý dữ liệu an toàn.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu tất tần tật về bộ nhớ đám mây Microsoft thông qua OneDrive và hộp thư Outlook.

1. Phân loại bộ nhớ đám mây Microsoft

OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây của Microsoft, cho phép bạn lưu trữ, quản lý và chia sẻ tệp tin và thư mục từ bất kỳ đâu với kết nối Internet.

Outlook là ứng dụng email của Microsoft, được sử dụng để gửi, nhận và quản lý email cá nhân và doanh nghiệp. Outlook cũng cho phép bạn lưu trữ email trong các thư mục cá nhân và thư mục hộp thư chung (ví dụ: Hộp thư đến, Hộp thư đã gửi, Thư rác).

Bảng so sánh tổng quan về dung lượng lưu trữ đám mây và lưu trữ email Outlook:

Phiên bản Bộ nhớ của OneDrive (tệp trên đám mây) Lưu trữ Outlook.com (email) Phiên bản miễn phí 5GB 15GB Microsoft 365 Basic (trước đây là OneDrive 100 GB) 100 GB 50 GB Microsoft 365 Business 1TB 50 GB Microsoft 365 Personal 1 TB (có thể mở rộng lên đến 2TB) 50 GB Microsoft 365 Family 1 TB (có thể mở rộng lên đến 2TB) 50 GB

2. Bộ nhớ đám mây Microsoft lưu trữ những dữ liệu nào?

Đối với OneDrive, bạn có thể lưu trữ các dữ liệu như:

Các tệp dữ liệu tải lên và đồng bộ hóa từ máy tính hoặc thiết bị di động, chẳng hạn như tài liệu Office.
Hình ảnh, ảnh chụp màn hình cũng như các tệp và ảnh khác đã được lưu vào OneDrive
Các dữ liệu trong danh mục Thùng rác.
Tệp đính kèm Outlook.com và hình ảnh nội tuyến qua email.
Bản ghi và tệp đính kèm tin nhắn của Microsoft Teams.

3. Những dữ liệu nào được lưu trữ trong Email?

Xem thêm : Thủy tinh làm từ gì? Đặc tính và những ứng dụng của thủy tinh

Dung lượng lưu trữ hộp thư áp dụng cho tất cả các địa chỉ email được liên kết với tài khoản Microsoft của bạn (Outlook.com, Hotmail, Live hoặc MSN).

Những dữ liệu được lưu trữ trong hộp thư Outlook bao gồm:

Tệp đính kèm Outlook.com và hình ảnh nội tuyến qua email
Danh mục lịch
Danh sách danh bạ
Tin nhắn đã xóa

>> Xem thêm: Microsoft 365 vs Onedrive: điểm chung là lưu trữ trên đám mây, vậy khác nhau ở đâu?

4. Điều gì sẽ xảy ra nếu vượt quá dung lượng lưu trữ bộ nhớ đám mây?

Đối với OneDrive:

Nếu vượt quá dung lượng lưu trữ bạn sẽ không thể tải lên, chỉnh sửa hoặc đồng bộ các tệp mới (chẳng hạn như Thư viện ảnh). Các tệp hiện có sẽ vẫn còn nhưng sẽ ở dạng chỉ đọc.

Bạn sẽ không thể gửi hoặc nhận bất kỳ tin nhắn trong Microsoft Teams có chứa tệp đính kèm.

Sau 12 tháng, Microsoft có thể xóa OneDrive của bạn và tất cả các tệp trong đó.

Đối với hộp thư Outlook:

Bạn sẽ không thể gửi hoặc nhận email trong Outlook.com

Lưu ý: Nếu vượt quá dung lượng mọi email gửi cho bạn đều được trả lại cho người gửi. Sau khi bạn đã mua dung lượng bổ sung người gửi sẽ cần gửi lại email.

5. Làm cách nào để tối ưu không gian lưu trữ trên đám mây?

Đối với OneDrive, để có thể tối ưu không gian lưu trữ OneDrive khi đã đầy, bạn có thể thực hiện một số cách sau đây:

Xóa hoặc di chuyển tệp không cần thiết: Chọn tính năng Quản lý dung lượng lưu trữ để xem những gì đang chiếm dung lượng có thể xóa hoặc di chuyển ra khỏi OneDrive.
Nén tệp tin lớn: Nếu bạn có các tệp tin lớn mà bạn không thể xóa, bạn có thể nén chúng lại để giảm kích thước và tiết kiệm dung lượng.
Chia sẻ và tải lên tệp từ thiết bị khác: Bạn có thể tải lên tệp từ các thiết bị khác nhau và sau đó xóa bớt bản sao tại một thiết bị cụ thể.
Xóa tệp đã chia sẻ: Nếu bạn đã chia sẻ một số tệp với người khác và không cần chia sẻ nữa, bạn có thể ngừng chia sẻ hoặc xóa các bản sao không cần thiết.
Nâng cấp dung lượng: Nếu bạn cần nhiều dung lượng hơn, bạn có thể xem xét việc nâng cấp gói dịch vụ OneDrive của bạn để có dung lượng lưu trữ lớn hơn.

Xem thêm :

>> Xem thêm: Cách quản lý và điều chỉnh dung lượng OneDrive giải phóng dữ liệu nhanh chóng

Còn với dung lượng hộp thư Outlook, bạn có thể thực hiện các mẹo sau để giải phóng dung lượng:

Xóa email không cần thiết: Kiểm tra hộp thư của bạn và xóa những email không cần thiết, spam hoặc thư rác.
Xóa email đã gửi: Nếu bạn đã gửi email có chứa các tệp đính kèm lớn như hình ảnh hoặc tệp tài liệu, bạn có thể xóa bản sao của email đã gửi nếu không cần thiết.
Xóa các tệp đính kèm lớn: Nếu bạn có các email chứa các tệp đính kèm lớn, bạn có thể lưu trữ các tệp này ở nơi khác như OneDrive, sau đó xóa tệp đính kèm trong email.
Nén tệp đính kèm: Nếu bạn không thể xóa tệp đính kèm, bạn có thể nén chúng lại thành các tệp ZIP hoặc RAR để giảm kích thước.
Tìm kiếm và xóa email dung lượng lớn: Sử dụng tính năng tìm kiếm trong hộp thư để tìm các email có kích thước lớn và xóa chúng.
Xóa thư mục thư rác: Thư mục thư rác cũng là một trong những yếu tố chiếm dung lượng hộp thư. Bạn cần xóa hết các thư trong thư mục thư rác để “dọn dẹp” hộp thư một cách sạch sẽ.

6. Có thể chia sẻ dung lượng lưu trữ OneDrive không?

Việc chia sẻ dung lượng OneDrive sẽ phụ thuộc vào các tài khoản mà bạn đang sử dụng:

Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Microsoft 365 Family, bạn hoàn toàn có thể chia sẻ bộ nhớ OneDrive với tối đa 5 người khác. Mỗi người mà bạn chia sẻ sẽ nhận được 1TB dung lượng lưu trữ.

Các phiên bản khác hiện đang không có tính năng chia sẻ dữ liệu.

7. Nếu hủy sử dụng các phiên bản OneDrive có phí, dung lượng lưu trữ sẽ còn bao nhiêu?

Nếu người dùng không còn sử dụng các phiên bản có phí của OneDrive, dung lượng lưu trữ của bạn sẽ hoàn nguyên về 5GB (OneDrive) và 15GB dung lượng lưu trữ hộp thư Outlook.

8. Tổ chức, doanh nghiệp có thể nâng cấp OneDrive hay không?

Những người dùng phiên bản Microsoft 365 Business đều có thể nâng cấp bộ nhớ OneDrive bằng các giải pháp OneDrive for Business (Plan 1) và (Plan 2). Người dùng sẽ nhận được thêm 1TB cho đến dung lượng lưu trữ không giới hạn (tùy vào phiên bản).

Bạn có thể liên hệ với chúng tôi nếu bạn đang có nhu cầu nâng cấp dung lượng OneDrive trong doanh nghiệp.

Kết:

Có thể nói, nhờ có bộ nhớ đám mây Microsoft mà việc lưu trữ và quản lý dữ liệu không còn là thách thức. Tất cả các dữ liệu trên nền tảng OneDrive và hộp thư Outlook đều có thể được bảo mật an toàn tuyệt đối trên điện toán đám mây.